MODULO 7: Reti Informatiche

SEZIONE 8: Gestione dei messaggi

7.8.1 Organizzare i messaggi.

Se si utilizza internet di frequente, presto si presenterà la necessità di organizzare in qualche modo i messaggi ricevuti, perchè diventeranno troppi e difficile sarà trovare quelli che ci interessano. E' vero che è bene cancellare i messaggi che non rivestono importanza, è vero che, come vedremo, vi sono possibilità di ricerca dei messaggi, tuttavia, specialmente se la posta elettronica viene usata per lavoro, può risultare molto utile creare cartelle separate per accogliere messaggi dello stesso argomento o dello stesso mittente o altro ancora.

7.8.1.1 Cercare un messaggio.

Se non abbiamo provveduto ancora a creare cartelle personalizzate per accogliere i messaggi, può essere condotta una ricerca su un messaggio giacente nella lunga lista dei messaggi presenti nella cartella Posta in arrivo. Basta fare click sul pulsante Trova ( ) oppure su Modifica/Trova. Il pulsante Trova ci porta direttamente nella finestra Trova messaggio, mentre il comando Modifica/Trova apre un elenco in cui vi sono i comandi per trovare un messaggio, un contatto etc.

Come si vede nella finestra di dialogo possiamo inserire tutti dati in base ai quali trovare il messaggio. Le caselle Da:, A:, Oggetto: e Messaggio possono contenere anche solo parte del testo, nelle caselle data possiamo inserire una data per limitare il periodo in cui cercare. Una volta avviata la ricerca, si apre al di sotto della finestra un riquadro in cui vengono elencati tutti i messaggi trovati; cliccando su di essi vengono aperti per la lettura con le solite modalità.

Il pulsante Sfoglia... permette di cambiare la cartella in cui cercare: Tale cartella, naturalmente, può essere una qualunque cartella, anche quelle create personalmente per ordinare i messaggi.

7.8.1.2 Creare una nuova cartella della posta.

Una nuova cartella può essere creata con le solite modalità, inserendola in una già presente in un qualunque punto della struttura ad albero .

·                     Ad esempio se vogliamo creare una cartella Lavoro che contenga una sottocartella Messaggi ECDL, il tutto come sottocartelle della cartella Posta in arrivo possiamo:

·                     cliccare su File/Cartella/Nuova

cliccare col destro del mouse su una cartella del riquadro Cartelle in Outlook Express

si apre la finestra Nuova cartella nella quale possiamo specificare il nome e la cartella in cui crearla.

Creiamo prima la cartella Lavoro come sottocartella di Posta in arrivo e poi la cartella Messaggi ECDL come sottocartella di Lavoro. Tutta la struttura ad albero delle cartelle la ritroviamo in Outlook Express. Il segno + accanto alla cartella significa che contiene altre cartelle e cliccandoci sopra si scopre l'elenco. Intanto il segno + diventa - ; cliccando su di esso scompaiono le sottocartelle per avere una visione più ampia della struttura.

7.8.1.3 Cancellare un messaggio.

I messaggi che non servono più vanno eliminati perchè ingombrano il disco fisso e creano confusione. Per cancellare uno o più messaggi bisogna aprire la cartella nella quale sono contenuti e selezionarli con le solite modalità, cioè cliccandoci sopra. Se si vuol selezionare più di un messaggio tenere premuto il tasto CTRL e cliccare su ciascuno di essi oppure cliccare sul primo e poi, tenendo premuto MAIUSCOLE, cliccare sull'ultimo.

Una volta selezionati i messaggi da eliminare possiamo:

·                    premere il tasto CANC

·                    cliccare col destro del mouse e poi su Elimina

·                    cliccare su Modifica/Elimina

Il messaggio viene cancellato dalla cartella e posto nella cartella Posta Eliminata. Per eliminarli definitivamente e irreversibilmente occorre cancellarli da questa cartella.

Un buon metodo, quando i messaggi sono diventati molti, può essere quello di trovare con la funzione Trova i messaggi di un certo tipo o per data ed eliminarli poi dall'elenco trovato con le stesse modalità.

7.8.1.4 Spostare un messaggio in una nuova cartella.

Per spostare un messaggio da una cartella ad un'altra si fa esattamente come si fa in Gestione Risorse, cioè:

trascinando col mouse il messaggio da una cartella ad un'altra. Se durante lo spostamento si tiene premuto il tasto CTRL il messaggio viene copiato nella nuova cartella.

cliccando col destro del mouse si apre un menu di scelta rapida con le voci Sposta e Copia nella cartella ( ). Naturalmente scegliendo una voce si apre la finestra per la scelta della cartella.

cliccando sul menu Modifica si trovano le stesse voci di menu Sposta e Copia nella cartella

In questi modi il messaggio viene spostato manualmente. Ma vi è un modo per ottenere un ordinamento automatico, nel senso che al momento della ricezione il messaggio può essere inserito, a seconda del tipo, in una determinata cartella. Per far ciò dobbiamo creare delle regole di ordinamento, cioè dobbiamo specificare ad Outlook " se il messaggio è ... allora mettilo ...".

Per creare delle regole di ordinamento in Outlook Express selezionare prima di tutto la cartella per la quale varranno le regole e poi cliccare su Strumenti/Regole messaggi/Posta elettronica. Si apre la finestra nella quale possiamo crearle.

Se non sono state create ancora regole, si apre prima la finestra per definirle. La stessa finestra si apre cliccando su Nuova...

Come si vede dalla figura vi sono 4 caselle. Nella prima possiamo scegliere spuntandole le condizioni della regola, nella seconda l'azione da fare, nella terza appare la descrizione della regola con parole calde per i valori che possono essere modificati. Nell'ultima, infine, si può specificare il nome della regola, che apparirà nell'elenco delle regole della finestra precedente.

Una volta completate le regole, occorre immettere i valori cliccando sulle parole calde della terza casella; in questo modo si apre una finestra di dialogo in cui possiamo immettere i valori. Per esempio cliccando sulla voce contiene contatti si apre la finestra che chiede di quali contatti si tratta. Questi contatti possono essere scritti direttamente oppure cercati nella rubrica. Allo stesso modo devono essere inseriti i valori delle altre regole. Completati tutti i dati la regola creata viene aggiunta in elenco nella finestra Regole messaggi, in cui può essere attivata o disattivata spuntando la casella.

Ora, quando arriverà un messaggio, secondo l'esempio fatto, con le regole descritte in basso esso verrà spostato dalla cartella Posta in arrivo nella cartella Lavoro specificata nella regola.

La finestra Regole messaggi contiene un'altra funzionalità interessante nella scheda Mittenti Bloccati. Con l'accesso gratuito ad internet, ma anche per quello a pagamento, il nostro indirizzo di posta elettronica viene conosciuto da molti, i quali lo sfruttano, talvolta anche contro le regole di netiquette (galateo di comportamento internet www.fau.edu/netiquette/netiquette.htm) e della privacy, inviando messaggi non richiesti, il più delle volte di tipo commerciale o pubblicitario, per cui ci ritroviamo con la nostra casella di posta elettronica stracolma di messaggi indesiderati. Nella scheda Mittenti bloccati possiamo specificare una serie di mittenti o di domini che verranno posti direttamente nella Posta eliminata al momento della ricezione.

Cliccando su Aggiungi si apre la finestra in cui possiamo scrivere l'indirizzo indesiderato e aggiungerlo all'elenco. Microsoft Outlook offre anche la possibilità di colorare in modo diverso i messaggi indesiderati e altre funzionalità.

7.8.1.5 Ordinare i messaggi secondo un dato criterio (per nome, soggetto, data etc.).

Selezionando una cartella nella finestra di Outlook Express, i messaggi, come abbiamo visto, vengono elencati nel riquadro superiore in genere secondo la data decrescente in modo da avere per primi i messaggi più recenti. Ma per una più efficace ricerca, essi possono essere ordinati in base a tutti i campi che compaiono in alto alla lista

In pratica possiamo ordinare per priorità, per allegati, per completamento, per mittente, per oggetto, per data. Cliccando una volta si ottiene l'ordinamento diretto e cliccando una seconda volta quello inverso.

7.8 Esercitazione.

1.                  Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 8 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti.

2.                  Rispondere alle seguenti domande:

a.       In quanti modi si può creare una nuova cartella in Outlook Express?.

b.      In quanti modi si può spostare un messaggio da una cartella ad un'altra?

c.       Cos'è la netiquette?

d.      Come si possono bloccare mittenti non desiderati?

e.       In cosa consiste un Regola di ordinamento?.

f.        Dire le fasi di creazione di una regola di ordinamento.

3.                  Aprire Microsoft Outlook Express in modalità non in linea. Se non sono contenuti messaggi nella Posta in arrivo, creare un account e scaricare la posta dell'istruttore; ritornare non in linea.

4.                  Ordinare i messaggi presenti in tutti i modi possibili.

5.                  Creare nella cartella Posta in arrivo una sottocartella "Selezione".

6.                  Copiare tre messaggi dalla cartella Posta in arrivo nella cartella Selezione.

7.                  Eliminare dalla cartella Selezione un messaggio e trasferirne un altro nella cartella Bozze.

8.                  Usando la funzionalità Trova cercare tutti i messaggi ricevuti negli ultimi tre giorni.

9.                  Creare una regola che contenga le seguenti condizioni per la cartella Selezione: Mittente fernando.carla@tin.it, Cc massimocupiraggi@tin.it, priorità bassa e aggiungere una condizione a piacere.

10.              Dopo aver mostrato il risultato all'istruttore, eliminare la cartella Selezione da File/Cartella/Elimina

Chiudere Outlook Express. Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.