MODULO 7: Reti Informatiche

SEZIONE 7: Indirizzi

7.7.1 Usare l'indirizzario.

Un modo per rendere veloce la posta elettronica è quello di crearsi una buona rubrica (o indirizzario). In essa potranno essere contenuti tutti i dati dei nostri corrispondenti, dei gruppi e quant'altro serve. Vedremo ora come mantenere efficiente una rubrica, aggiungendo nomi e gruppi, eliminando ciò che è diventato superfluo. Per aprire la rubrica si può operare in molti modi a seconda del contesto in cui ci si trova. Nella finestra di Outlook Express possiamo cliccare sul pulsante Rubrica ( ) oppure cliccare su Strumenti/Rubrica. Nella finestra che si apre vi sono tutti i comandi per gestire gli indirizzi.

7.7.1.1 Aggiungere un indirizzo all'elenco.

Per aggiungere un nuovo indirizzo alla rubrica possiamo operare in diversi modi:

·         senza aprire la finestra Rubrica possiamo cliccare su Contatti/Nuovo contatto della finestra di Outlook( )

·         dopo aver aperto la finestra Rubrica cliccando sul pulsante Nuovo ( )

·         dopo aver aperto la finestra Rubrica cliccando su File/Nuovo contatto

In ogni caso si apre la finestra delle propietà, in cui scheda dopo scheda possiamo inserire tutti i dati della persona che ci interessano.

Nella casella Indirizzi di posta elettronica possiamo inserire uno alla volta tutti gli indirizzi della persona se ne possiede più di uno e mediante i pulsanti possiamo aggiungerli alla lista, modificarli, eliminarli o impostarli come predefiniti, nel senso che quell'indirizzo sarà usato da Outlook nella corrispondenza. E' inutile esaminare tutte le schede; si inseriscono dati personali, d'ufficio e altro.

Una volta completate le schede basta cliccare su OK e il nuovo contatto sarà aggiunto alla lista della rubrica; esso comparirà contemporaneamente nell'elenco Contatti della finestra di Outlook.

7.7.1.2 Cancellare un indirizzo dall'elenco.

Per cancellare un indirizzo dall'elenco si può fare in diversi modi:

·         dalla finestra di Outlook selezionare il contatto nel riquadro Contatti, cliccare col destro del mouse e scegliere Elimina dal menu di scelta rapida

·         aprire la finestra Rubrica, selezionare il contatto dall'elenco e cliccare sul pulsante Elimina ( )

·         aprire la finestra Rubrica e cliccare su File/Elimina .

7.7.1.3 Creare un nuovo indirizzario/lista di distribuzione.

Una lista di distribuzione o Gruppo è un insieme di contatti che Outlook tratta come se fosse un unico contatto. In altri termini spesso occorre inviare lo stesso messaggio a più persone contemporaneamente o direttamente o per conoscenza. In questi casi, invece di inserire uno alla volta gli indirizzi nella casella A: o Cc:, è sufficiente inserire il gruppo e Outlook automaticamente invia a tutti i componenti lo stesso messaggio.

Per creare un gruppo occorre aprire la finestra Rubrica e cliccare poi su File/Nuovo gruppo... . Si apre la finestra Gruppo, costituita da due schede

Nella scheda Gruppo dobbiamo inserire prima di tutto il nome del gruppo, il quale verrà visualizzato nell'elenco della rubrica e dei contatti. Occorre poi inserire i contatti: nella casella Membri gruppo vi sono i pulsanti con cui selezionare i contatti dall'elenco già presente oppure inserirne di nuovi col pulsante Nuovo contatto. In questo caso il contatto viene aggiunto al gruppo e all'elenco della rubrica. 

Nelle caselle Nome e Posta elettronica poste al di sotto è possibile, invece, inserire nuovi contatti che vengono aggiunti, mediante il relativo pulsante, solo al gruppo e non all'elenco della rubrica. Il gruppo si inserisce in un messaggio allo stesso modo di un contatto singolo.

7.7.1.4 Aggiornare un indirizzario con la posta in arrivo.

Naturalmente la rubrica creata può essere modificata a piacere ed aggiornata con i nuovi contatti da cui riceviamo posta. Possiamo aggiungere un contatto da un messaggio ricevuto ricopiando i dati del mittente, ma ciò comporta fatica e soprattutto rischio di commettere errori. Il nuovo contatto può essere inserito direttamente dal messaggio ricevuto; selezionare il messaggio ricevuto dall'elenco di Outlook, poi cliccare col destro del mouse sul messaggio oppure cliccare su Strumenti; selezionare infine la voce Aggiungi il mittente alla rubrica. In questo modo il nome del mittente e il suo indirizzo vengono all'elenco. Se poi vogliamo inserire altri dati basta aprire Proprietà, una volta selezionato il contatto, dal menu di scelta rapida che si apre col click del pulsante destro del mouse oppure da File/Proprietà.

7.7.2. Messaggi a più indirizzi.

7.7.2.1 Rispondere a un messaggio usando una lista di distribuzione.

Abbiamo già spiegato in altra parte il significato di A:, Cc: e Ccn: presenti nella finestra Nuovo messaggio. Ripetiamo per comodità in questi paragrafi come spedire un messaggio contemporaneamente a più destinatari.

Aprire la finestra Nuovo messaggio e inserire nella casella destinatario (A:) il gruppo e i contatti a cui si vuol mandare il messaggio cliccando sul pulsante Destinatario a sinistra della casella. Si apre la finestra Selezione destinatari da cui si possono aggiungere contatti e gruppi in elenco. Naturalmente possiamo aggiungere anche indirizzi non in elenco scrivendoli nella casella e separandoli con un punto e virgola.

7.7.2.2 Mandare un messaggio in copia a vari indirizzi.

Operando esattamente nello stesso modo, anzi contemporaneamente, visto sopra possiamo inviare copia per conoscenza (Cc:) a tutti i contatti e gruppi che vogliamo.

7.7.2.3 Mandare copie silenti.

Le copie silenti sono copie del messaggio inviate a uno o più destinatari, l cui indirizzi sono stati immessi nella casella Ccn: e che non compariranno nella lista Cc: che arriverà, invece, a tutti gli indirizzi contenuti in Cc:. In altri termini Cc e A: riceveranno il messaggio con tutti gli indirizzi immessi ma senza gli indirizzi Ccn:.

7.7 Esercitazione.

1.      Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 7 Sezione 7 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti.

2.      Rispondere alle seguenti domande:

a.       Dire alcuni modi per aprire la Rubrica di Outlook Express.

b.      In quanti modi si può aggiungere un contatto alla rubrica? Quale ritieni più veloce?

c.       In quanti modi si può cancellare un contatto dalla rubrica?

d.      Spiegare le operazioni da fare per creare un gruppo o lista di distribuzione.

e.       E' possibile avere un contatto in un gruppo e non nella rubrica. Vero o falso.

f.        Come si può aggiungere alla rubrica un contatto direttamente dal messaggio ricevuto?

g.       Cosa si intende per copia silente?

3.      Aprire Microsoft Outlook Express in modalità non in linea.

4.      Inserire nella rubrica almeno 5 contatti con alcuni dati.

5.      Modificare un contatto cambiando qualche dato relativo alla residenza e all'indirizzo di posta elettronica.

6.      Creare un gruppo o lista di distribuzione contenente tre contatti che compaiono nella rubrica e due che non compaiono.

7.      Se si ha a disposizione una stampante stampare la rubrica e consegnarla all'istruttore oppure stamparla su file sul dischetto col nome "Rubrica".

8.      Spedire un nuovo messaggio, in modalità non in linea, ad uno dei contatti del gruppo creato e per conoscenza a tutto il gruppo. Mandare anche una copia silente ad un altro destinatario della rubrica. Riporre il messaggio nella cartella Posta in uscita. Mostrare i risultati all'istruttore.

9.      Chiudere Outlook.  Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.