MODULO 7: Reti Informatiche

SEZIONE 5: Posta Elettronica: per iniziare

7.5.1 Primi passi con la posta elettronica.

La posta elettronica (e-mail ovvero electronic-mail) è uno dei più importanti servizi offerti in Internet, è il servizio che, insieme al web, ha contribuito di più alla diffusione della rete. Ormai, con la gratuità con cui i provider permettono l'accesso ad internet e la gratuità della casella di posta personale, questo mezzo è usato da gran parte della popolazione mondiale (o almeno dei paesi più evoluti dal punto di vista tecnologico), talvolta in alternativa o insieme con la posta tradizionale.

La posta elettronica offre molti vantaggi rispetto a quella tradizionale, di cui ci si rende immediatamente conto quando la si usa. Intanto costa quanto uno scatto telefonico, può raggiungere una infinità di destinatari contemporaneamente in tutto il mondo, può essere ricevuta anche in nostra assenza, si possono allegare testi, immagini, suoni, può interagire con la messagistica SMS dei telefonini, è sempre e ovunque con noi con un telefonino WAP. Nel futuro (che è cominciato già ieri) è prevedibile che la comunicazione personale sarà sempre più integrata fra computer e dispositivi personali di comunicazione.

Per comunicare con la posta elettronica occorre disporre di alcune cose: naturalmente dell'accesso a Internet mediante un provider. Il provider offre, in genere, la casella di posta elettronica, cioè una cartella sul proprio server in cui raccogliere e conservare i messaggi ricevuti, e naturalmente un indirizzo personale. Occorre, infine, un programma che gestisca la posta. Quest'ultimo per la verità non è strettamente necessario, perché della gestione della posta può incaricarsi, mediante il browser, il provider, che nella propria Home page, permette l'accesso alla posta e lo scambio di messaggi, talvolta anche l'invio di SMS a telefonini cellulari. Oggi i servizi e-mail offerti dai provider sono anche abbastanza sofisticati; tuttavia se si vuol gestire la posta con razionalità ed efficienza è bene utilizzare un programma di posta elettronica, come Eudora o Microsoft Outlook o il suo fratello minore Microsoft Outlook Express. MIcrosoft Outlook è fornito con Office 2000, mentre Microsoft Outlook Express viene fornito gratuitamente con Windows ed Explorer. Naturalmente esistono molti altri programmi, ma essendo Microsoft Outlook integrato con windows e Office 2000, lo utilizzeremo nel seguito.

L'indirizzo di posta elettronica viene fornito dal provider col contratto di accesso a Internet e, come l'URL, è costituito da quattro parti ben definite.

Nome o nomignolo dell'utente, per esempio               fernando.carla

Presso cioè il famoso simbolo della chiocciolina                      @

Nome del server, per esempio                                              tin

Nome del dominio, per esempio                                            it

In definitiva l'indirizzo è fernando.carla@tin.it. Esso è strettamente personale ed individua la nostra casella, alla quale si può accedere soltanto conoscendo il nome utente e la password, forniti dal provider al momento dell'accettazione del contratto.

7.5.1.1 Aprire un programma di posta elettronica.

Parleremo in questo paragrafo prima di Microsoft Outlook Express, il quale è presente in ogni computer che abbia Microsoft Explorer. Questo programma è molto più semplice di Microsoft Outlook e di esso contiene solo alcune funzionalità. Proprio per la sua semplicità viene adoperato dalla maggior parte degli utenti di posta elettronica. Parleremo poi delle funzioni di Outlook non contenute in Outlook Explress.

Entrambi i gestori di posta elettronica, quando vengono aperti per la prima volta devono essere configurati, nel senso che occorre specificare almeno un account di posta elettronica (altrimenti che gestore di posta sarebbe!) ovvero la casella, i protocolli, le password e l'indirizzo forniti dal provider. Avendo più account si possono configurare tutti, in modo che Outlook possa scaricare dai server tutta la posta in arrivo. Gli elementi necessari per la configurazione dell'account sono stati elencati in altro paragrafo. Li elenchiamo anche qui per semplicità:

·        l'indirizzo; per esempio fernando.carla@tin.it 

·        il nome utente; per esempio fecarla

·        la password per poter entrare nella casella della posta (che naturalmente è riservata), per esempio 100655 o qualunque altro gruppo di caratteri alfanumerici.

·        il numero telefonico del provider (es. 0832313257 che è il numero per Lecce del provider TIN); 

·        il DNS primario e secondario, cioè i numeri riservati ai provider per l'accesso. Essi possono essere dinamici, nel senso che automaticamente vengono assegnati dal provider al momento del collegamento, oppure fissi (per esempio il DNS primario di TIN è 212.216.112.222 e il DNS secondario è 212.216.172.162).

·        l'indirizzo del'NNTP server (per esempio, sempre per TIN esso è news.tin.it) per il servizio newsgruop.

·        l'indirizzo del POP3 server (per TIN esso è box.clubnet.tin.it per un abbonamento gratutito a Clubnet) per il servizio di posta in arrivo .

·        l'indirizzo del'SMTP server (per l'abbonamento citato a Clubnet è mail.clubnet.tin.it) per il servizio di posta in partenza.

All'apertura del gestore inizia la configurazione guidata. E' sufficiente immettere i dati nelle varie caselle. Viene chiesto alla fine se il gestore che stiamo configurando deve essere il predefinito (ciò vuol dire che quando avremo a che fare con posta elettronica verrà attivato questo gestore); rispondiamo Sì e Outlook è pronto per essere usato.

Clicchiamo sulla icona di Outlook Express presente sulla barra dell'avvio veloce della Barra delle Applicazioni del desktop ( ) e appare la finestra del gestore di posta elettronica.

Outlook funziona per cartelle, nel senso che tutti i messaggi di posta elettronica in arrivo e in partenza, gli appuntamenti, i contati etc. vengono conservati in cartelle, che è possibile visionare cliccando sull'elenco presente sulla sinistra della finestra, in cui troviamo

·                     Posta in arrivo. In essa vengono conservati tutti i messaggi ricevuti, prelevati dal server mediante il collegamento a Internet che si attiva cliccando sul pulsante Invia/Ricevi presente sulla barra degli strumenti ( ). Cliccando sul pulsante e selezionando poi Ricevi tutti, viene aperto automaticamente il collegamento con Internet, senza aprire il browser, e vengono scaricati tutti i nuovi messaggi ricevuti insieme agli eventuali allegati. Contemporaneamente vengono cancellati dal server. I messaggi sono poi esplorabili non in linea, con un risparmio notevole di scatti telefonici.

·         Posta in uscita. In questa cartella vengono conservati tutti i messaggi scritti e non ancora inviati completi degli eventuali allegati. Il gestore di posta permette di scrivere non in linea tutti i messaggi che si vuole e poi, cliccando sul pulsante Invia/Ricevi e Invia tutti, aprire Internet, senza aprire il browser, e inviare ai server relativi tutti i messaggi.

·         Posta Inviata. In questa cartella vengono parcheggiati fino a che non vengono cancellati, tutti i messaggi che sono stati inviati dalla Posta in Uscita, la cui cartella viene svuotata al momento dell'invio.

·         Posta Eliminata. In questa cartella vengono conservati i messaggi ricevuti e cancellati. E' una specie di

cestino che permette di recuperare messaggi cancellati per errore fino a che non vengono cancellati definitivamente.

·         Bozze. In questa cartella vengono conservati i messaggi scritti, non compiuti e non inviati, in modo da poterli riprendere e completarli per l'invio. In altri termini, quando scriviamo un messaggio e poi si clicca sul pulsante Salva, il messaggio viene conservato in questa cartella.

·         Nel secondo riquadro in basso compaiono i Contatti, ovvero gli indirizzi a cui inviare i messaggi. Gli indirizzi possono essere singoli o gruppi di indirizzi, che permettono di

inviare un messaggio contemporaneamente a più destinatari con un unico click del mouse.

Naturalmente possono essere create tutte le cartelle che vogliamo per un uso più personale del gestore. I dettagli per l'invio e la ricezione di messaggi li vedremo in seguito nei prossimi paragrafi. 

Microsoft Outlook, a differenza di Microsoft Outlook Express, contiene altre funzionalità che lo rendono più completo per la gestione totale della comunicazione.

Cliccando sull'icona di Microsoft Outlook ( ), che compare nella Barra di Office o nell'elenco Start/Programmi se il programma è stato installato, appare l'interfaccia del programma:

Come si vede la finestra appare più ricca di cartelle, in quanto, oltre alla posta elettronica, Outlook gestisce anche contatti, appuntamenti, diari e collegamenti ad altre applicazioni. Il funzionamento è, però, del tutto simile ad Outlook Express, nel senso che si tratta di un insieme di cartelle nelle quali vengono conservate le varie informazioni, naturalmente con tutti gli automatismi che consente la gestione elettronica.

Esaminiamo brevemente le varie cartelle. I dettagli saranno presi in considerazione quando si presenterà l'occasione.

Nel gruppo Collegamenti ad Outlook vi sono le seguenti cartelle:

·         Cartella Outlook Oggi la quale mostra un sommario di tutte le altre cartelle

·         Cartella Posta in arrivo che contiene la posta che è già stata scaricata dal provider

·         Cartella Calendario per programmare appuntamenti e riunioni

·         Cartella Contatti per archiviare dati relativi a persone con cui abbiamo rapporti

·         Cartella Attività per pianificare attività e progetti

·         Cartella Diario che permette di tenere memoria della giornata lavorativa o di altro

·         Cartella Note per prendere appunti volanti

·         Cartella Posta eliminata che contiene tutti i messaggi che sono stati eliminati prima di essere eliminati definitivamente.

·         Nel gruppo Collegamenti vi sono le cartelle:

·         Cartella Bozze che contiene i messaggi da inviare e non ancora finiti. In essa vanno a finire i messaggi che stiamo scrivendo e salviamo facendo click su Salva

·         Cartella Posta in uscita che contiene tutti i messaggi scritti e da inviare. Essi verranno inviati quando si clicca su Invia tutti

·         Cartella Posta inviata nella quale vengono conservati i messaggi inviati quando si clicca su Invia tutti. In questo caso i messaggi vengono cancella ti dalla cartella Posta in uscita e salvati in questa.

·         Nel gruppo Altri collegamenti vi sono le cartelle:

·         Risorse del computer

·         Documenti

·         Preferiti

7.5.1.2 Aprire la cassetta delle lettere di un dato utente.

Abbiamo visto che per aprire la cassetta delle lettere (l'account di posta elettronica ovvero la cartella personale presente sul server) occorre conoscere prima di tutto qual'è il server; potrebbe essere tin.it oppure libero.it oppure tiscali.it etc.. Poi occorre conoscere il nome utente (il codice del proprietario della cassetta) e infine la password. Se la cassetta è nostra il lavoro lo abbiamo già fatto configurando il gestore e conosceremo senz'altro il nome utente e la password. Se la cassetta non è nostra (non dovremmo entrare!) occorre conoscere tutti gli altri dati.

Conoscendo queste informazioni come fare per vedere la posta ricevuta?

Mediante Outlook Express occorre conoscere l'account completo, cioè occorre conoscere tutti gli elementi elencati per la configurazione del gestore, creare l'account e quindi cliccare su Ricevi Tutti del pulsante Invia/Ricevi. Tutti i messaggi vengono scaricati nella cartella Posta in Arrivo e da qui possiamo visitarli.

Se si conoscono soltanto il nome utente, la password e il server, allora possiamo aprire la cassetta collegandoci ad Internet mediante il browser, andare all'indirizzo del server (per esempio www.libero.it) e nella sua Home Page certamente vi sono le caselle in cui inserire nome utente e password mediante cui accedere alla cassetta delle lettere del proprietario (naturalmente se si è autorizzati!!).

7.5.1.3 Leggere un messaggio.

Una volta aperta la cassetta delle lettere col gestore di posta elettronica o direttamente dal browser è possibile leggere i messaggi.

Nel browser vengono elencati nella parte superiore dello schermo tutti i messaggi presenti in ordine di data, dal più recente al più vecchio. Cliccando sulla barra sopra la data i messaggi possono essere ordinati dal più vecchio al più nuovo. I messaggi non letti appaiono in grassetto, che scompare una volta letti. Per leggere un messaggio basta cliccarci sopra; nella parte inferiore dello schermo appare il messaggio completo con gli eventuali link ad allegati o a indirizzi.

Con Outlook Express occorre fare click sulla cartella Posta in Arrivo e nella parte destra in alto della finestra appare l'elenco dei messaggi, anche qui in ordine di data decrescente e anche qui con i messaggi non letti in grassetto. Per leggere il messaggio basta cliccarci sopra e in basso a destra compare il messaggio.

Mediante gli strumenti presenti sia nel browser che in Outlook è possibile rispondere o cancellare il messaggio. Cancellando i messaggi dal browser, essi verranno eliminati definitivamente, mentre cancellandoli da Outlook essi vengono conservati nella cartella Posta eliminata fino a che non vengono cancellati definitivamente.

I messaggi scaricati dal server mediante il pulsante Ricevi tutti di Outlook o Outlook Express, vengono cancellati, per cui, entrando nelle propria posta da un altro computer mediante il browser si rischia di non trovare più i messaggi ricevuti, i quali, comunque, sono salvati sul proprio computer dove è configurato Outlook.

7.5.1.4 Chiudere il programma di posta elettronica.

Una volta letta la posta o fatte le altre attività permesse dal programma Outlook si chiude semplicemente cliccando sul pulsante Chiudi della finestra oppure cliccando sul menu File/Esci.

Quando si chiude il programma di posta elettronica ricordarsi sempre di controllare che il computer non sia rimasto connesso alla rete, perchè gli scatti telefonici continuerebbero ad andare senza alcuna utilità per noi. Quando il collegamento è attivo, sulla barra di stato, in basso a destra della barra della applicazioni del desktop, appare l'icona del collegamento  lampeggiante. Cliccando su di essa appare la finestra di dialogo in cui sono riportati i minuti di collegamento e i pulsanti con cui disconnettersi. Cliccando su disconnetti si sente chiaro il click del telefono che si disconnette dalla rete.

7.5.1.5 Usare le funzioni di Help.

Microsoft Outlook Express è un programma semplice e intuitivo. Microsoft Outlook è più complesso. In caso di dubbi sull'uso dei due gestori di posta esiste sempre la guida in linea pronta a dare tutte le spiegazioni necessarie. Essa funziona come le altre guide in Windows.

Cliccando su "?" del menu e poi su Sommario e indice oppure premendo il tasto F1 appare la finestra della guida

con tutti gli argomenti disponibili.

7.5.2. Modificare le impostazioni di base.

Come tutti i programmi che girano sotto windows anche Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express hanno una interfaccia configurabile a piacere, in modo da adattarla alle esigenze personali. Si possono configurare il modo di visualizzazione e le barre degli strumenti.

7.5.2.1 Modificare il modo di visualizzazione.

Cliccando sulla voce di menu Visualizza si accede al sottomenu delle visualizzazioni; posizionandosi sulla voce Visualizzazione corrente si accede alle varie possibilità di visualizzazione

Come si vede si possono visualizzare tutti i messaggi, oppure solo quelli non letti. Cliccando su Personalizza visualizzazione corrente... si apre una finestra nella quale è possibile configurare la visualizzazione corrente per ogni condizione

Come si vede nella figura nella prima casella si può selezionare il tipo di messaggio e nella casella sottostante definire l'azione cliccando sulla voce sottolineata. Nella terza casella si può dare un nome alla visualizzazione. Si possono creare molte visualizzazioni cliccando sulla voce Definisci visualizzazioni... In essa si possono definire e impostare le visualizzazioni che appariranno nell'elenco del menu Visualizza/Visualizzazione corrente. In questo modo è possibile avere pronte diverse configurazioni e usare l'una o l'altra a seconda delle esigenze.

7.5.2.2 Modificare la barra degli strumenti.

Naturalmente anche in Microsoft Outlook e Microsoft Outlook Express, come nelle altre applicazioni Microsoft, è possibile riconfigurare e personalizzare la barra degli strumenti o le barre degli strumenti.

In Microsoft Outlook Express occorre cliccare col destro del mouse sulla barra degli strumenti e appare l'elenco delle due barre che si possono attivare

 Cliccando su Personalizza... appare la finestra in cui è possibile aggiungere o rimuovere pulsanti e configurare i pulsanti stessi come grandi o piccoli con etichetta o senza.

In Microsoft Outlook per attivare le barre degli strumenti occorre cliccare su Visualizza/Barre degli strumenti. Anche qui vi è la voce Personalizza... che permette di attivare e disattivare le barre disponibili, creare barre personali e aggiungere e togliere pulsanti come nell'Express.

7.5 Esercitazione.

1.                  Aprire su un dischetto un file Word di nome "Modulo 5 Sezione 5 Esercitazione". In esso svolgere l'esercitazione seguente rispondendo ai quesiti.

2.                  Rispondere alle seguenti domande:

a.       Elencare alcuni vantaggi della posta elettronica.

b.      Di cosa bisogna disporre per comunicare con la posta elettronica?

c.       Quali sono gli elementi di un indirizzo di posta elettronica?

d.      In quanti e quali modi si può accedere alla posta elettronica?

e.       Citare due programmi per la gestione della posta elettronica.

f.        Quale vantaggio offre un programma per la gestione della posta?

g.       Quali sono gli elementi che servono per configurare un account di posta elettronica in Microsoft Outlook o altri programmi?

3.                  Aprire Microsoft Outlook Express. Esaminare tutte le cartelle e visualizzare qualche messaggio.

4.                  Chiudere Microsoft Outlook Express. Aprire la connessione a internet e accedere alla posta personale o alla posta dell'istruttore previa autorizzazione e chiedendo gli elementi essenziali.

5.                  Salvare un messaggio sul computer in modo da leggerlo non in linea.

6.                  Ordinare i messaggi presenti in ordine di data crescente.

7.                  Uscire da internet e aprire Microsoft Outlook Express.

8.                  Mediante la voce di menu Visualizza/Visualizzazione corrente/Definisci visualizzazioni.. creare una visualizzazione personalizzata e inserirla nell'elenco. Crearne una seconda e provare le visualizzazioni selezionandole dall'elenco.

9.                  Modificare la barra degli strumenti inserendo tre pulsanti disponibili. 

10.              Attivare la guida e cercare informazioni, da copiare nel file word, sugli account.

11.              Chiudere Microsoft Outlook Express.

Chiudere tutte le applicazioni e consegnare il dischetto all'istruttore.